Por conta da intensa rotina e dinâmica bastante própria dos escritórios de advocacia, é normal que sócios e administradores acabem perdendo a clareza daquilo que é prioritário.
Independentemente das metas traçadas por você, conhecer técnicas que ajudem a priorizar o que realmente é importante faz a diferença. Mostramos isso num post anterior, sobre a metodologia SMART. Mas como saber quais metas devem ser tratadas como prioridade para que a equipe possa focar e solucionar aquele problema?
Urgência x Importância x Prioridade
PRIORIDADE
Este conceito não é muito complicado de entender. Prioridade é definir aquilo que será feito primeiro, ou seja, onde sua equipe concentrará os esforços para resolver determinado problema ou tarefa.
Por exemplo: uma pessoa do seu escritório está terminando determinada tarefa “A”. Quando surge um trabalho de prioridade, ela passa a focar na tarefa “B” e, quando terminar, volta para a “A” outra vez. Ou seja, a prioridade é justamente aquilo que precisa ser executado na frente das demais demandas.
URGÊNCIA
Está totalmente ligado a tempo. Ou seja, algo é urgente quando grita por atenção de um ou mais funcionários e existe um limite para que o trabalho seja entregue. Se o prazo se encerrar, seu escritório falhou na missão.
IMPORTÂNCIA
Este conceito refere-se a impacto, ou seja, ao tamanho do risco envolvido em não priorizar tal assunto. Por exemplo: é importante praticar exercícios regularmente, mas você pode esperar alguns dias se estiver com algum projeto atrasado. Importante, mas não urgente.
Abaixo temos um mapa de priorização. A priorização se inicia pelo que for mais importante e urgente, e gradualmente segue até o que for pouco importante e pouco urgente.
A tabela abaixo é uma ferramenta muito poderosa. É possível seguir a priorização de suas atividades com base na interpretação realizada em cada um dos quadrantes.
Para um problema ser resolvido é necessário alocar recursos, destinar tempo, energia e atenção ao mesmo. Isso tudo custa caro, portanto é essencial que tenha sido escolhido o alvo certo para focar a energia da empresa naquele momento, que tenha sido priorizado de maneira eficaz.
A arte de dizer “não”
Uma conduta essencial para quem quer priorizar metas é saber dizer “não” em momentos chave. Por exemplo, no dia a dia de um escritório de advocacia surgem demandas a todo instante, entrando novos clientes e novas oportunidades.
Contudo, os gestores ou administradores devem estar focados em suas metas, e tentar entender se aquilo é possível assumir ou se irá ultrapassar a capacidade do escritório. Se ficar aceitando tudo o que vier pela frente, acumulará diversas tarefas e não terminará nenhuma delas.
Uma coisa de cada vez
Quando falamos de metas, uma regra é clara: faça uma coisa de cada vez. Os gestores de empresas devem direcionar as atividades certas para a pessoa responsável. Certifique-se de quais são as mais urgentes e importantes. Faça uma lista e procure ir executando uma meta de cada vez. Você pode delegar, envolver a equipe e tentar otimizar o processo de cumprimento das metas. Contudo, o mais importante é não atropelar o planejamento.
Takeaway
Escritórios de advocacia no geral lidam o tempo inteiro com novas demandas. É preciso, no entanto, priorizar as metas para que o escritório não perca tempo com situações menos importantes. Mais do que planejamento e organização, é necessário olhar para o escritório de maneira global e, a partir de tal panorama, definir metas de curto, médio e longo prazo.
Assim como qualquer outra empresa, escritórios de advocacia também sofrem pressão por eficiência e agilidade. Analisando o que foi passado nesse conteúdo e estabelecendo cada prioridade, certamente seus resultados serão mais assertivos, além de a energia dos funcionários serem direcionadas e gastas corretamente.
